Деловое письмо на английском

Известно, что коммерческие и деловые письма отличаются от личной корреспонденции стилем написания и составляются по определенному шаблону. Деловое письмо на английском языке имеет стиль официального сообщения, и, составляя его, нужно понимать, что от грамотности и лаконичности содержания зависит успешность решения различных вопросов.

Деловое письмо на английском в стиле блочной структуры

На сегодняшний день для написания делового письма, используют блочную структуру составления корреспонденции, поскольку это в большей степени соответствует современному деловому стилю. Такой стиль оформления писем позволяет экономить время и поддерживать однообразную форму составления для всей деловой корреспонденции.

Структура блочного стиля означает, что при написании письмо разбивают на отдельные блоки: дата написания, адрес получателя, оглавление, приветственный блок, окончание и дополнительные блоки по желанию — приложения. Четко сформулированная блочная структура дает возможность быстро написать деловое письмо на английском, а однообразное оформление – легко ориентироваться в корреспонденции.

Характерным для написания делового письма является открытая пунктуация – это полное отсутствие знаков препинания. Таким образом, текст письма получается четким и чистым.

Деловое письмо на английском и его составляющие части

ДАТА НАПИСАНИЯ

Дата должна полностью отображаться. В Великобритании используют дату в следующем формате: день/месяц/год. Запятыми не пользуются.

Например: 11 December 2000

В некоторых странах, например, США, используют другой формат даты: месяц/день/год. В этом случае после дня часто ставят запятую.

Например: December 11, 2000

АДРЕС ПОЛУЧАТЕЛЯ

Адрес и имя получателя письма должны находиться в разных строчках. Имя получателя письма необходимо записывать точно так же, как он подписывает свои письма перед отправкой- Bob Larson, но непосредственно перед именем нужно добавить Mr.

ОГЛАВЛЕНИЕ

Оглавление – это краткое объяснение о содержимом письма. Оно имеет место через строчку после приветствия. В оглавлении используют символы верхнего регистра, но также можно пользоваться заглавными буквами с подчеркиванием всего оглавления.

ПРИВЕТСТВЕННЫЙ БЛОК

Указывая в адресе письма имя получателя, а не название компании, необходимо начинать письмо с индивидуального приветствия.

Например: Dear Mr Grand, Dear Samanta, Dear Miss Smith, Dear David.

В случае если адресат письма руководитель организации или отдела с неизвестным именем, стоит использовать такую форму приветствия.

Пример: Dear Sir or Madam

Если письмо направлено не конкретному человеку, а организации, необходимо использовать формальное приветствие.

Пример: Dear Sirs

ОКОНЧАНИЕ

Заканчивая письмо, используют вежливое окончание.

Например: Yours faithfully — используют в обращении с Dear Sir/Sirs/Sir or Madam.

Yours sincerely – сочетают с личным обращением.

ИМЯ ОТПРАВИТЕЛЯ ПИСЬМА И ЗАНИМАЕМАЯ ДОЛЖНОСТЬ

После окончания необходимо пропустить 4-5 строчек, для подписи. Имя отправителя можно записать, как будет угодно и какими угодно буквами.

Занимаемую должность отправителя и название отдела можно записать в следующей строчке сразу под именем. Если автором является мужчина, то Mr не используют, а если женщина, то добавляют в скобках (Mrs) .

В случае если подпись должен поставить иной человек, то перед именем того кто отправляет, пишут pp (per procurationem) – от чьего либо имени или for – для кого либо.

ВЛОЖЕНИЯ

Самый широкоиспользуемый способ для уведомления про вложения в конверте – это надпись Encs или Enc внизу письма, через одну строчку после должности отправителя корреспонденции.

КОПИИ

Если есть необходимость отправки копии делового письма третьему лицу (обычно из компании отправителя), то об этом говорит аббревиатура сс (copy circulated или courtesy copy) или просто слово Сору , после чего мы пишем должность того кто получит эту копию. Если копии должны быть отправлены двум и более сотрудникам, в таком случае их записывают в алфавитном порядке.

Если  автор делового письма не хочет уведомлять получателя о том, что копии получат еще несколько лиц, то только на копиях используют аббревиатуру bcc (blind courtesy copy) .